En desarrollo de la legislación vigente en materia de Protección de Datos Personales, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, OPTIMUS 3D S.A.S. domiciliada en Medellín, República de Colombia, identificada con Nit 900.322.210-7 (en adelante "OPTIMUS 3D"), reglamenta el tratamiento de los datos personales de sus clientes, contactos web, Usuarios, proveedores y contratistas a los cuales se les da tratamiento.

Al entregar cualquier tipo de información personal, el titular ha aceptado que dicha información sea utilizada de acuerdo con la presente Política, información que no será utilizada en ningún momento para propósitos diferentes a los aquí establecidos. En el evento que dicha información personal vaya a ser utilizada para otros propósitos, ésta deberá estar amparada dentro de las excepciones que prevé la normatividad, o deberá contar con una autorización expresa de su titular, según sea el caso.

El tratamiento al cual son sometidos los datos personales obedece principalmente al desarrollo del objeto social de OPTIMUS 3D y a las actividades conexas que se desprenden de esta.

Esta política de privacidad explica cómo OPTIMUS 3D recopila, almacena, utiliza, transfiere y divulga su información.

OPTIMUS 3D podrá revisar y modificar esta política de tratamiento de datos en cualquier momento. Le avisaremos de la actualización a través de nuestra página web o a través de otras maneras, como por correo electrónico al que usted haya suministrado. Los cambios a estas políticas comenzarán a regir desde el momento de su publicación.

1. Objetivos

Objetivo General

Establecer los criterios de aplicación en cuanto al tratamiento de datos personales por parte de OPTIMUS 3D. El tratamiento de los datos personales comprende cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia de datos.

OPTIMUS 3D puede asumir el rol de Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento o Usuarios de los datos personales, de acuerdo al caso.

Objetivos Específicos

Establecer las políticas con las cuales se dará el tratamiento de los datos personales y la responsabilidad de OPTIMUS 3D en relación con el manejo de los datos personales de personas naturales de los clientes a quienes les ofrecen los servicios.

Adoptar buenas prácticas, referentes a los cumplimientos de los requisitos legales, en lo concerniente a la protección de los datos y privacidad de la información personal.

2. Alcance

La normatividad jurídica antes mencionada le será aplicable a los datos de personas naturales que se encuentran almacenados y registrados en las bases de datos administradas por OPTIMUS 3D en calidad de Responsable y/o Encargado; así las cosas, todas las áreas de OPTIMUS 3D que involucren el tratamiento de datos de carácter personal estarán sometidas a lo dispuesto en esta política.

La presente política regula tanto los datos donde OPTIMUS 3D S.A.S. actúa como Responsable, como aquellos entornos donde opera exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento. Específicamente para su plataforma tecnológica de transporte TaxiCloud, la empresa actúa como Encargado respecto de la información de conductores y usuarios finales (pasajeros) que circulan por el sistema, procesándolos únicamente por cuenta y orden de las empresas de transporte afiliadas (quienes actúan como Responsables).

OPTIMUS 3D actuará como Responsable y/o Encargado del tratamiento de información, cumpliendo con las obligaciones emanadas en la presente política de privacidad.

3. Destinatarios

La presente política se aplicará para todas las personas que de manera directa o indirecta tengan relación de cualquier tipo con OPTIMUS 3D, ellos incluyen, entre otros:

  • Clientes.
  • Organizaciones.
  • Empleados de las Organizaciones.
  • Usuarios.
  • Aliados.
  • Contratistas.
  • Prestadores de servicios.
  • Proveedores.
  • Clientes Potenciales.
  • Terceros interesados.

4. Definiciones

  • Autorización: se entiende como el consentimiento que, de forma previa, expresa e informada otorga el titular de los datos personales al Responsable del tratamiento de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: listado que se encuentra de forma organizada, en el cual se encuentran los datos personales que son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  • Dato privado: es la información que por su característica íntima, reservada y personal solo le importa al titular.
  • Dato sensible: se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
  • Responsable del tratamiento: OPTIMUS 3D respecto de los datos personales que posea de sus clientes, trabajadores, administradores y proveedores, así como las empresas de transporte clientes respecto de las bases de datos de sus propios conductores y pasajeros.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos. OPTIMUS 3D actuará como Encargado respecto de los datos de conductores y pasajeros que circulen a través de la plataforma TaxiCloud, procesándolos únicamente por cuenta del Responsable (el Cliente).
  • Habeas data: derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información personal que se le dé tratamiento y que se encuentre en bases de datos públicas o privadas.
  • Reglamento General de Protección de Datos: en adelante, "RGPD" o "GDPR". Es la normativa que regula la protección de los datos en toda la Unión Europea, con independencia del lugar donde se realice su tratamiento.
  • Titular del dato personal o Usuario: es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Sea Usuario, Tutor, cliente, proveedor, distribuidor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a OPTIMUS 3D.
  • Transferencia: se refiere al envío por parte de OPTIMUS 3D como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
  • Transmisión: la cesión de datos que ocurre cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, en virtud de un contrato de transmisión de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Cesión de datos: tratamiento de datos en la que se realiza una divulgación a una persona diferente al titular del dato o distinta al que se encuentre autorizado para recibir información personal.
  • Tratamiento de datos personales: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

OPTIMUS 3D, en su condición de Encargado y/o Responsable del tratamiento de la información de carácter personal que recopile, almacene, actualice, transmita o suprima datos de sus clientes, empleados, proveedores y comunidad en general, les da tratamiento a los datos para las finalidades descritas a continuación, no sin antes advertir que estas se limitan estrictamente al desarrollo del objeto social de OPTIMUS 3D.

En la operación de su plataforma de transporte TaxiCloud, OPTIMUS 3D actúa bajo un doble rol legal respecto al tratamiento de datos, clasificando a los titulares en tres grupos específicos:

  • Clientes (Titulares de Flotas y sus Empleados): Respecto a estos datos (nombres de representantes, NIT, datos de facturación y logs de acceso), OPTIMUS 3D actúa en calidad de Responsable del Tratamiento (Data Controller). La base legal para su uso es la ejecución del contrato de servicios. La finalidad es la gestión comercial, soporte técnico, facturación y auditoría de seguridad del sistema.
  • Conductores de las Flotas: Respecto a los datos de los conductores registrados por el cliente (nombres, identificación, celular y geolocalización en tiempo real), OPTIMUS 3D actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento (Data Processor) por cuenta de la empresa de transportes. La finalidad se limita estrictamente a permitir la operación de la App del conductor y la asignación logística de servicios.
  • Pasajeros (Usuarios Finales del Chatbot): Respecto a los datos de los pasajeros que interactúan con los agentes virtuales (número de WhatsApp, nombre de perfil, direcciones de origen/destino e historial de chats), OPTIMUS 3D actúa como Encargado del Tratamiento (Data Processor). Estos datos requieren el consentimiento explícito e informado del usuario al iniciar la interacción, por página web o con el bot de WhatsApp, y su única finalidad es procesar la solicitud de transporte y la comunicación automatizada a través de la IA. El Usuario Pasajero, al autorizar el tratamiento por la página web, igualmente concede la autorización para el tratamiento por el canal de WhatsApp.

Finalidades

Actividades necesarias, pertinentes y no excesivas para las finalidades mencionadas:

  • Mejora de Productos, Analítica de Datos y Anonimización: OPTIMUS 3D S.A.S. podrá someter los datos operativos, historiales de rutas, tiempos de respuesta de la Inteligencia Artificial e interacciones del sistema a procesos de disociación y anonimización irreversible. Una vez anonimizada la información, OPTIMUS 3D S.A.S. podrá utilizarla de manera legítima para realizar análisis estadísticos, estudios agregados del sector de transporte, generación de reportes comerciales y desarrollo o entrenamiento de nuevos modelos de Inteligencia Artificial, garantizando que dichos reportes no expondrán información que permita identificar a ninguna persona natural o empresa cliente.
  • Autorización y Revocación: los titulares tendrán derecho a autorizar o revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme a la Ley 1581 de 2012. Al revocar dicha autorización, la empresa cesará el tratamiento de los datos, salvo que exista una obligación legal que justifique su retención.
  • Atención de Solicitudes y Consultas: los datos personales también serán tratados para atender las consultas, solicitudes o reclamos en canales como página web o WhatsApp que los titulares de la información puedan realizar respecto al manejo de sus datos, conforme a los derechos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
  • Cumplimiento del Contrato con el Titular: los datos personales serán tratados con el fin de cumplir con las obligaciones contractuales establecidas entre OPTIMUS 3D S.A.S. y el titular, asegurando la adecuada prestación de los servicios solicitados.
  • Con Encargados del Tratamiento y Proveedores: los datos podrán ser compartidos con encargados del tratamiento de datos y proveedores de servicios, socios o contratistas, en la medida en que estos apoyen la prestación de servicios a OPTIMUS 3D S.A.S., siempre garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.
  • Cumplimiento Legal y Normativo: cuando sea necesario, y de buena fe, OPTIMUS 3D S.A.S. podrá divulgar datos personales para cumplir con la normativa y legislación aplicables, o en respuesta a un proceso legal, como una orden judicial o citación.
  • Cambio en la Estructura Corporativa: en el caso de un cambio en la titularidad o control de la totalidad o parte de OPTIMUS 3D S.A.S. (por ejemplo, fusión, adquisición, reestructuración o quiebra), los datos personales podrán ser transferidos como parte de dicha transacción, garantizando que los derechos del titular sean respetados.
  • Con Empresas Relacionadas y Afiliadas: los datos personales también podrán ser compartidos con empresas afiliadas o relacionadas con OPTIMUS 3D S.A.S., presentes o futuras, que cuenten con titularidad o control compartidos, para asegurar una prestación eficiente de los servicios.
  • Protección y Prevención de Actividades Fraudulentas: los datos personales podrán ser tratados cuando sea razonablemente necesario para prevenir actividades fraudulentas o maliciosas, proteger los derechos, la privacidad, la seguridad o los bienes del titular, de los desarrolladores, de nuestros socios, o para cualquier otra finalidad legítima que haya sido notificada previamente con el consentimiento del titular.
  • Operación de Inteligencia Artificial (IA) y Chatbots: los datos de las conversaciones, números de teléfono y textos enviados por los usuarios a través de WhatsApp Business API serán tratados de forma automatizada por los agentes virtuales de la plataforma con la única finalidad de gestionar, asignar y coordinar los servicios de transporte solicitados.
  • Geolocalización en Tiempo Real: los datos de ubicación geográfica de los conductores (a través de la App de conducción) y de los pasajeros (direcciones de origen/destino) serán procesados para calcular rutas, asignar el vehículo más cercano y garantizar la seguridad del trayecto.
  • Notificación de Incidentes de Seguridad (Brechas de Datos): en caso de presentarse un incidente, vulneración o acceso no autorizado que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales alojados en la plataforma TaxiCloud, OPTIMUS 3D S.A.S. investigará el evento y lo notificará a la autoridad de control correspondiente y a los titulares afectados dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección inicial.
  • Transferencia e Infraestructura Internacional: en cumplimiento de los estándares internacionales de privacidad, el titular autoriza de forma expresa que sus datos personales sean almacenados en infraestructura de servidores en la nube (proveedores como AWS o Google Cloud) y transmitidos a través de las APIs oficiales de Meta (WhatsApp), cuyas centrales de datos pueden estar localizadas fuera de la República de Colombia, garantizando siempre niveles adecuados de seguridad y cifrado de la información mediante el uso de certificados de cifrado seguro SSL (Secure Sockets Layer), aislamiento de datos y entornos mediante contenedores tecnológicos (Docker), firewalls activos y almacenamiento con réplicas de copias de seguridad automatizadas en la nube.

6. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Quejas, Sugerencias, Consultas y Reclamos

Todo Usuario de Datos Personales tiene derecho de forma gratuita a realizar consultas y solicitudes a OPTIMUS 3D para conocer, acceder, actualizar, rectificar, suprimir información, solicitar la portabilidad de los datos y revocar la autorización o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al Tratamiento que OPTIMUS 3D da a la información.

La consulta debe estar dirigida a OPTIMUS 3D, con el nombre completo del Usuario, la descripción de la consulta, solicitud, petición, queja o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y el correo electrónico. El Usuario de la información deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:

  • Si se trata del Usuario: Documento de identidad válido.
  • Si se trata del causahabiente: Documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Usuario, Documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Usuario.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, Documento que acredite la calidad de Representante legal y/o apoderado del Usuario y el número del documento de identidad del Usuario.

En caso de que la consulta resulte incompleta, OPTIMUS 3D solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los datos de contacto oficiales para la atención de solicitudes de datos personales son:

  • Teléfono: +57 333 431 5666
  • Correo electrónico: info@taxicloud.co
  • Página Web: https://taxicloud.co

Se aclara expresamente que si un titular de datos (conductor o pasajero de la plataforma TaxiCloud) presenta una solicitud de acceso, rectificación o supresión ante OPTIMUS 3D S.A.S., esta será redireccionada en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a la respectiva empresa de transporte (Responsable del Tratamiento), por ser esta última la llamada a resolver de fondo la solicitud del titular.

7. Derechos del Titular de la Información

El titular de los datos personales, así como la información personal especialmente protegida, tendrá los siguientes derechos:

  • Derecho de Hábeas Data: comprende los derechos que tienen los titulares de los datos personales de conocer, actualizar, rectificar y excluir la información de bases de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular, salvo las excepciones previstas en la normatividad. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Derecho a la revocatoria del consentimiento: el titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a OPTIMUS 3D para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  • Derecho de oposición: el titular del dato tiene el derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
  • Derecho a presentar quejas y reclamos o ejercer acciones: el titular del dato personal tiene derecho a presentar frente a OPTIMUS 3D y en subsidio ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: el titular del dato personal podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a OPTIMUS 3D, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.
  • Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: en desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Dicha autorización es cualificada, toda vez que es previa, expresa e informada.
  • Derecho de Limitación: el titular tiene derecho a solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos cuando impugne la exactitud de los mismos o cuando el tratamiento sea ilícito y el titular se oponga a su supresión.
  • Derecho de Oposición al mercadeo directo: el titular podrá oponerse en cualquier momento a que sus datos sean tratados para fines de mercadeo directo o análisis estadísticos automatizados que afecten sus intereses legítimos.

Sin embargo, de manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

  • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

8. Derechos de los Niños y Adolescentes

OPTIMUS 3D asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de la información suministrada. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

El eventual tratamiento de los datos de menores de edad que se pueda dar en OPTIMUS 3D estará soportado en el consentimiento otorgado por los representantes legales de los menores, con el fin de garantizar la protección de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

9. Vigencia

Las presentes Políticas de Tratamiento de la Información entran en vigencia a partir del 18 de agosto de 2026 y las Bases de Datos que contienen la información de los Usuarios tendrán una vigencia de 10 años prorrogables por períodos iguales.

Se exceptúan de este plazo los datos operativos, historiales de viajes y chats de la plataforma TaxiCloud, los cuales serán eliminados o anonimizados definitivamente de los servidores activos de la empresa en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la terminación del contrato con la respectiva empresa de transporte afiliada, por motivos de seguridad y optimización técnica.

10. General

En caso de cualquier controversia entre el Usuario y OPTIMUS 3D con relación a las Políticas de Privacidad, las partes se comprometen a llevar las diferencias ante la justicia ordinaria.

11. Notificaciones

OPTIMUS 3D se encuentra ubicado en la ciudad de Medellín, República de Colombia. Los datos de contacto para efectos de ser notificado de cualquier acto judicial o de cualquier tipo son los siguientes:

  • Teléfono: +57 333 431 5666
  • Correo electrónico: info@taxicloud.co
  • Página Web: https://taxicloud.co

Actualizado al 18 de agosto de 2026.